Ассистент директора по развитию

О вакансии

Здравствуйте, уважаемые соискатели!

Мы ищем персонального бизнес-ассистента, задача которого - высвободить время руководителя от организационной и административной рутины.

Основная роль должности - управление временем (календарем) руководителя, организация и оптимизация встреч, структурирование поступающей руководителю информации и решение операционных вопросов, без вовлечения руководителя.

Основные задачи

​​​​​1.​​​​​​​ Управление календарем и временем (ведение рабочего и личного календаря​​​​​​​; подготовка логистики между встречами; формирование плана следующего дня и недели; контроль времени на подготовку к ключевым встречам; резервирование времени на стратегическую работу, учебу и личные задачи​​​​​​​​​​​​​​)

• Контроль поручений (фиксация поручений; определение ответственного и срока; ежедневная короткая сводка: выполнено, просрочено, риск, требуется решение).

• Подготовка к совещаниям и встречам (сбор повестки; запрос материалов и проверка комплектности материалов; подготовка краткого briefing note: цель встречи, участники, контекст, вопросы, требующие решения; фиксация решений после встречи; рассылка поручений; постановка сроков и последующий контроль).

• Информационный фильтр (первичная обработка входящих запросов; сбор разрозненной информации в один документ; запрос недостающих данных у сотрудников; подготовка короткого резюме длинных документов и переписок; ведение списка вопросов, ожидающих решения руководителя).

• Работа с коммерческим блоком ELEMENT (организационное сопровождение коммерческих штабов; сбор отчетности; контроль своевременности предоставления план-факта и прогнозов; сбор материалов по запускам проектов; ведение календаря ключевых коммерческих событий; организация встреч с агентствами, банками, партнерами и ключевыми клиентами).

• Документы и переписка (подготовка черновиков писем и сообщений; оформление протоколов, служебных записок и поручений; контроль версий документов; ведение понятной системы хранения; поиск нужного документа или предыдущего решения; подготовка документов на подпись; контроль возврата подписанных документов; ведение архива ключевых решений и договоренностей).

• Организация внешних коммуникаций (коммуникация с помощниками партнеров и первых лиц; назначение встреч, организация интервью/выступлений/конференций; ведение календаря публичных мероприятий; координация PR-службы, фотографов, организаторов и площадок по организационным вопросам; контроль приглашений, билетов, пропусков, парковки и логистики).

• Командировки и поездки (билеты, гостиницы, трансферы; составление полного маршрута поездки; встречи и контакты на месте; ресторанные бронирования; документы и необходимые подтверждения; оперативное решение изменений маршрута).

• Личные организационные задачи.

Наши ожидания

• Релевантный опыт (личным ассистентом, помощником) от 3-х лет.

• Активность, высокая переключаемость, готовность к работе с большим объемом информации.

• Продвинутый пользователь Excel: сводные таблицы, условное форматирование, построение графиков и диаграмм.

• Опытный пользователь PowerPoint - создание понятных и визуально приятных презентаций.

• Грамотность и внимательность к деталям: безупречное знание русского языка, навык редактуры и проверки документов.

• Навыки работы с данными.

Личные качества и компетенции

• Высокий уровень самоорганизации и тайм-менеджмента.

• Ответственность и надежность.

• Внимание к деталям: способность замечать неточности в цифрах и документах.

• Аналитический склад ума: не просто собирать, но и видеть за цифрами определенные закономерности и задавать уточняющие вопросы.

• Проактивность: умение предвидеть потребности руководителя и предлагать решения.

• Коммуникабельность и умение работать в команде: взаимодействие с отделом продаж, маркетинга и финансами.

• Стрессоустойчивость: способность работать в условиях сжатых сроков и многозадачности.

Что мы предлагаем

• Работу в сильной динамичной команде с эксклюзивным продуктом.

• Интересные задачи, насыщенную профессиональную жизнь.

• Комфортный офис в центре Санкт-Петербурга.

• Конкурентный доход (заработная плата обсуждается по итогам собеседования).

• Официальное оформление, белую заработную плату, корпоративную жизнь.

• Оборудованную кухню, зерновой кофе/чай;

Ждем ваши мотивированные отклики с сопроводительным письмом, в котором вы кратко расскажете, чем вас привлекла вакансия и на какой доход вы ориентированы (если этой информации нет в резюме).​​​​​​​