Специалист по документообороту

О вакансии

Производство электрощитового оборудования. Небольшая команда, короткие коммуникации, решения принимаются быстро.

Ищем аккуратного человека на частичную занятость, который возьмёт на себя первичный документооборот по неосновным поставщикам и подрядчикам: договоры, закрывающие документы, корреспонденция, контроль сроков. Это самостоятельный участок работы с понятным объёмом — около 20 часов в неделю.

Обязанности

Что предстоит делать

Вести договоры с контрагентами: реестр, сроки действия, пролонгация, перезаключение. Отслеживать сроки сертификатов и разрешительных документов, запрашивать обновлённые копии. Оформлять договоры с самозанятыми, ИП и комиссионерами по типовым шаблонам: собирать приложения и акты, получать чеки и проверять их статус, проверять статус плательщика НПД на дату договора и на дату оплаты. Собирать закрывающие документы от поставщиков услуг и передавать их в бухгалтерию. Оформлять в 1С заявки на оплату (в том числе возвраты покупателям) и контролировать их прохождение. Поддерживать отделы закупок и продаж: формировать комплекты документов по их запросам, работать в ЭДО, досылать оригиналы и отслеживать возврат подписанных экземпляров. Работать с корреспонденцией: оформлять отправления, получать трек-номера по заказным письмам, раз в неделю забирать входящую почту и распределять её между бухгалтерией и руководителем. Закрывать квартал: акты сверки до 15 числа, авансовые счета-фактуры до 25 числа месяца, следующего за кварталом. Контролировать оплату сервисов и услуг офиса (связь, аренда, вода, канцелярия, сервисы Яндекса), чтобы не было перебоев. Поддерживать жизнеобеспечение офиса: порядок, расходники и картриджи, вызов мастеров, заказ мебели при необходимости. Выполнять разовые поручения руководителя и бухгалтерии: сверки, работа с просроченной задолженностью, разбор архива, инвентаризация документов.

Что для нас важно

Опыт работы в бухгалтерии и понимание первичного документооборота. Образование: высшее, неполное высшее или среднее профессиональное. Уверенная работа в 1С: заявки на оплату, справочник контрагентов. Быстрая работа в Word, Excel и электронной почте. Готовность общаться по телефону — с поставщиками, курьерами, бухгалтериями контрагентов. Внимательность к срокам: значительная часть задач привязана к конкретным датам (15 и 25 числа, еженедельный забор корреспонденции).

Будет плюсом: опыт работы с самозанятыми и ИП, опыт в ЭДО (Диадок, СБИС или аналоги).

Условия

Доход 50 000 ₽ на руки за 20 часов в неделю: оклад 35 000 ₽ + премия 15 000 ₽. Частичная занятость, 20 часов в неделю, график обсуждаем. Гибридный формат: большую часть задач можно делать удалённо, но еженедельный забор корреспонденции требует присутствия в Санкт-Петербурге. Подчинение напрямую руководителю компании.